GTD: Getting Things Done · 10 enero 2008, 09:15

Productividad

[Actualizado el 13 de Octubre de 2009]

El otro día, Pepe Ortuño en su blog, hacía mención de un libro sobre organización personal: Organízate con Eficacia .

Su recomendación me pareció tan interesante, que no pude evitar lanzarme de lleno a la búsqueda de información relacionada en la web…

… lo que descubrí a continuación es algo que me tiene fascinado desde hace días …

Resulta que “Organízate con Eficacia“ es la versión traducida al español del libro Getting Things Done de David Allen , que se ha erigido como gurú de la productividad anti-estress después del éxito de su sistema.

El sistema descrito en su libro de David Allen, denominado GTD (obtenido del acrónimo del título del libro), afirma ser un sistema sencillo y útil para mantener nuestras tareas controladas y organizadas , descargándonos de estress y permitiendo que mantengamos la mente ocupada en lo que realmente interesa: hacer cosas en lugar de pensar en lo que tendríamos que estar haciendo.

Los seguidores del método GTD parecen ser legión y van en número creciente.

Esto, unido a la facilidad para poner en práctica el sistema con independencia del material o método que queramos emplear, ha desembocado en una gran actividad creativa alrededor de cómo aplicar el método GTD .

Así, podemos encontrar tutoriales para aplicar el método GTD usando desde una simple libreta, una agenda electrónica, cuentas de correo electrónico, carpetas, tarjetas, etc. etc.

Incluso llama la atención la cantidad de servicios web, blogs y aplicaciones de escritorio fundamentadas en la aplicación del método GTD

Todo un gran Iceberg del que parece que sólo he descubierto la punta…

calendario

A continuación os pongo toda una serie de enlaces a recursos que considero de interés a cerca del GTD:

INFORMACIÓN

GTD de 0 a 7 (de el Canasto)

  • 0 – cosas en la bandeja de entrada al final del día
  • 1 – sistema para gestionar toda tu vida
  • 2 – minutos para hacer tareas inmediatamente al procesar
  • 3 – tipos de trabajo (trabajo predefinido, hacer lo que aparezca y definir tu trabajo)
  • 4 – criterios para elegir qué tarea vas a hacer (contexto, tiempo disponible, energía y prioridad)
  • 5 – fases al planificar proyectos (definir propósitos y principios, visualizar los resultados, generar lluvia de ideas, organizar y identificar próximas acciones)
  • 6 – niveles en tu vida (acciones, proyectos, areas de responsabilidad, metas, visión y vida)
  • 7 – tipos de cosas en tu sistema: lista de proyectos, material de soporte de proyectos, citas en el calendario, listas de Próximas Acciones, lista de En Espera, material de referencia y lista de Algún día/Quizás

BLOGS Y WEBS

  • Blog de GTD [Inglés]
  • Canasto : Blog sobre GTD en Castellano.
  • 43Folders : Información a raudales a cerca de GTD y cómo aplcarlo [Inglés].

APLICANDO GTD CON EL CORREO

SOFTWARE Y SERVICIOS PARA APLICAR GTD

  • Kontact : Completo sistema de gestión de Agenda, Tareas, Contactos, Correo, etc. etc. para KDE (Mi favorito).
  • Thinking Rock : Programa multiplataforma (Windows, Linux, MacOS) para aplicar al pie de la letra la metodología GTD.
  • Chandler : Una aplicación libre y muy muy prometedora cuyo objetivo es llevar una gestión integral de agenda y tiempo y que se basa en GTD.
  • MonkeyGTD : Documento HTML con JavaScript que se descarga y se usa localmente para gestionar nuestro tiempo con GTD.
  • Remember the Milk : Servicio web en castellano para gestionar nuestro tiempo mediante GTD.

APLICANDO GTD CON OTROS SISTEMAS

OTROS ARTÍCULOS DE INTERÉS

En cuanto lleve un tiempo poniéndolo en práctica os comentaré qué tal me va…

¿Vosotros conocíais el GTD?,
¿Alguno lo aplicaís? ¿Qué sistema usáis para ello?
Y si no lo aplicáis, ¿ Qué sistema usáis para organizaros?

— jEsuSdA 8)

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Comentarios

  1. Hace un tiempo tuve una especie de obsesión por suerte pasajera por este tema.
    Como gran procrastinador que soy, en un momento me empecé a desesperar por encontrar un sistema que me ayude a organizarme.
    Lo que descubrí es que este dilema lo tenemos todos los independientes y freelancers. La organización del tiempo es la parte más complicada de nuestra forma de trabajo. Al no tener un jefe que constantemente nos presiona solemos tomarnos con más “libertad” las obligaciones.
    La conclusión a la que llegué luego de intentar organizarme fue que si lo hacía siguiendo pautas del tipo “GTD” empezaba a ser víctima de la trampa de la productividad.
    Me convertiría en un empleado de mi mismo, me libraría del stress de hacer todo a último momento pero perdería también lo que más me gusta de ser independiente: la libertad.
    Y la libertad en un trabajo creativo es esencial. Poder tomarse un tiempo para “masticar” las ideas y dejarlas macerar en la cabeza es esencial. Organizarse una agenda y “getting things done” le imprime cierto automatismo y alienación al proceso creativo. Y después de un tiempo revisas el trabajo que hiciste y te das cuenta que por más dinero que hayas ganado, por más eficiencia que hayas logrado y por más que tu administración del tiempo haya sido perfecta tu trabajo es cada vez peor, porque tienes que sacrificar la calidad en favor de “tenerlo hecho”.
    Creo que los horarios y plazos son enemigos de la creatividad. Me siento víctima de ello y detesto ver que la calidad de mi trabajo fue disminuyendo progresivamente porque lo que me gustaba se fue convirtiendo en un trabajo.

    De todas formas son elecciones personales. Hay gente que considera que el progreso personal es ganar mucho dinero en su profesión, así que este esquema le sirve.
    Por mi parte, creo que es mejor bajar las expectativas de ingresos en favor de una vida más relajada, donde se pueda disfrutar cada momento haciendo lo que nos gusta y da placer.
    Y muchos diseñadores entenderán muy bien lo que digo: a quién no le da más placer hacer una portada de un CD de música donde nos dejen jugar y crear aunque el pago sea bastante pobre, que hacer un gran catálogo de productos para una tienda que nos de muchísimo dinero pero nos haga sentir unos robots haciéndolo?

    Gez · 10 enero 2008, 15:54 · #

  2. @Gez, es muy interesante eso que comentas.

    ¿Entonces tú qué sistema usas concretamente (por rudimentario o básico que sea)?

    ;)

    jEsuSdA 8) · 10 enero 2008, 17:28 · #

  3. La verdad es que el libro “Organizate con eficacia” está bastante bien, sobre todo para la gente que es un completo desastre, como yo.

    Evidentemente, no hay que tomarlo todo al pie de la letra. Pero si que tener unas nociones básicas del método ayudan a organizarnos un poco mejor.

    De momento, a mi me está gustando mucho el método y estoy empezando a ponerlo en práctica. Para ello utilizo una Moleskine que tenía por ahí olvidada, un programita de mac (el Things) y el iPhone, para cuando no tengo ni lo uno ni lo otro a mano. Básicamente todo lo centralizo en el mac.

    Ya te contaré cuando me adentre más en el mundo del GTD.

    Un abrazo fiera!

    Pepe Ortuño · 10 enero 2008, 17:30 · #

  4. @Pepe Ortuño

    Hola campeón!

    Ante todo, gracias por habernos puesto sobre la pista del GDT en tu blog. La verdad es que es una de estas cosas que uno no conoce y cuando lo descubre, se da cuenta de que hay un montón de actividad y gente metida en el tema :D

    Es, cuanto menos, divertido.

    La verdad es que estoy de acuerdo contigo. Tampoco se trata de tomarlo todo al pie de la letra, pero si ayuda a organizarse mejor, pues bienvenido sea.

    Lo que sí que tengo es una duda acerca de lo que comentas: ¿Realmente es eficiente llevar la agenda con 3 métodos diferentes?

    ¿No es más eficiente usar sólo uno?

    ¿Qué ventajas e inconvenientes le ves a cada sistema?

    Salu2 de jEsuSdA 8)

    jEsuSdA 8) · 10 enero 2008, 20:07 · #

  5. El método (a groso modo) consiste en sacar todo lo que tienes en la cabeza (en cuanto a tareas), anotarlas y clasificarlas. Por eso lo de la moleskine y el iPhone.

    Cuando me surge alguna nueva tarea o cosa por hacer, y no estoy en el ordenador, la anoto en la agenda o en el iphone, para que no se me olvide.

    Ya cuando estoy en casa, la realizo o la archivo en el programa GTD (things, para mac) para su posterior realización.

    Vamos, que la agenda y el iPhone son solo elementos recolectores.

    Pero ya te digo que acabo de empezar con el método y aun estoy muy verde.

    Pepe Ortuño · 10 enero 2008, 20:31 · #

  6. Hola a tod@s …
    Es una buena manera de organizarse, y llevar a cabo las tareas a realizar.
    La principal pega que le veo, es que si se lleva mucho tiempo organizar y planificar; puede que nos quedemos sin tiempo para ejecutar las tareas.
    Particularmente, hago uso de la agenda-calendario de mi móvil; la cual complemento con el software K Mobile Tools para sincronizar los datos entre el terminal de teléfono, y el Pc.

    No solamente para el calendario-agenda, sino también para la agenda telefónica, citas, eventos, sms’s, correos electrónicos, fotos, ...

    A mi me funciona bien…

    Antonio · 11 enero 2008, 09:32 · #

  7. Ups … Descuido … Perdonad por el desliz, pero pulsé el botón de enviar el comentario, antes de tiempo … Jejeje …

    Bien, dejar constancia de mi móvil, un Sony Ericsson k800i

    Antes de estar en el mundo de las plataformas Linux, usaba un software similar al K Mobile Tools, pero para plataformas Windows: Float’s Mobile Agent [FMA] .
    El poner la marca y modelo del móvil, no es por la publicidad ni por presumir. Es porque se trata de un software diseñado para este tipo de terminales telefónicos. Desconozco si funcionará con otro tipo de terminales (otras marcas, como Motorola por ejemplo …).

    Saludetes chavales …

    Antonio · 11 enero 2008, 09:39 · #

  8. Organización:

    * Un Tiddlywiki adaptado (como MonkeyGTD pero más sencillo) para “sacar las cosas de la cabeza”.

    * Intentar recordar que Human Task Switches Considered Harmful

    * Ir más allá puede ser contraproducente (la gestión del tiempo puede llegar a ser una gran pérdida de tiempo).

    jotarp · 11 enero 2008, 10:32 · #

  9. GTD Tools – Hola a todos. Estamos trabajando en un sistema gtd gratuito para poder gestionar rápidamente las tareas y organizarlas en proyectos, etc. Si quieren echarle un vistazo, serían bienvenidos vuestros comentarios para mejorar la herramienta.

    Gracias.

    Mauro · 5 febrero 2008, 16:18 · #

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